7 erros na organização de eventos

Por Renata Arruda

Fazer dos erros uma oportunidade de mudança e aprendizado. Esta frase me ajuda a ver o lado bom das coisas.

Ontem participei de um evento em Belo Horizonte, que me fez relembrar muitas coisas que aprendi na faculdade bem no início da graduação e depois na matéria de eventos.
Organizar um evento não é uma tarefa fácil, a equipe deve estar alinhada, além disto, os mínimos detalhes devem ser observados para que tudo aconteça na mais perfeita sintonia.



Foto: Site Ebdicas





Vou citar alguns erros de organização que observei para que não venhamos a cometê-los no futuro e  para que se possa melhorar, aprimorar.

1º - Erro da prestadora de serviço para pagamentos on-line na hora de fazer a inscrição.   

Isto pode acontecer, mas para que a imagem da empresa não saia arranhada é necessário gerenciar a crise, contornar a situação e dar respostas rápidas e retorno satisfatório aos clientes.

2º - O atendimento on-line não funcionou de forma satisfatória: 

Foi necessário fazer contato via fale conosco do site, twitter, e-mail e facebook e a resposta só chegou no dia seguinte via e-mail, me informado que poderíamos realizar a inscrição no dia do evento. Entendo que o fluxo de reclamação pode ter sido grande, mas quando uma empresa está na internet/redes sociais o que se espera dela é um retorno rápido e padronização do atendimento.

3º  - Os benefícios oferecidos para a inscrição pelo Facebook, não seriam mantidos para as inscrições feitas no dia do evento.

Sinceramente se a empresa oferece condições especiais e acontece um erro por parte da prestadora de serviços contratada por ela, o mínimo que se deve fazer é manter estas condições para que o cliente não seja prejudicado. É importante ter um plano B.

4º  - O  horário de almoço foi de apenas 30 minutos.

Na programação o horário de almoço teria 1h20 de duração, logo teve apenas 30 minutos e para piorar o deslocamento ao restaurante mais acessível e próximo demorava cerca de 10 minutos a pé. Quando organizamos um evento, devemos pensar na logística do mesmo, mensurar o tempo de duração das atividades e o deslocamento dos participantes e principalmente tomar muito cuidado para não sair do roteiro e mudar a programação já divulgada.

5º  - A programação do evento foi alterada no dia do mesmo.

A programação, como já diz o nome, existe para que as pessoas se programem, se antecipem, quando a mudamos desorganizamos e prejudicamos as pessoas que se orientaram pelas mesmas. Eu por exemplo me organizei para chegar mais tarde e por conta desta mudança perdi a palestra que mais me chamou a atenção e me converteu a fazer a inscrição para o evento.

6º  - Alguns espaços estavam lotados, tinham pessoas sentadas no chão e muitas em pé.

Um evento com inscrição e pagamento prévio, deve no mínimo ter assentos para todos os inscritos.

7º  - O conteúdo de algumas palestras não foi satisfatório.

Além de todos estes erros, quase inaceitáveis para um evento pago realizado por uma empresa renomada, o conteúdo de algumas palestras foi ruim e sem assertividade. Para evitar este tipo de insatisfação é sugerido que se tenha referência dos palestrantes e também da metodologia de apresentação dos mesmos.
Enfim diante de tudo isso o evento foi enriquecedor para mim, como tudo tem seu lado positivo o evento também teve palestras que superaram as expectativas e me fizeram refletir sobre a vida e ver as coisas de um ponto de vista diferente. Além disto aprendi muito sobre o que não se deve fazer na organização de um evento e da importância de um bom Relações Públicas para a gestão do mesmo.
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Reinauguração da Maternidade da Santa Casa de Misericórdia de Sabará

Por Renata Arruda
Em setembro de 2008 fiquei muito triste com uma notícia que vi no jornal Folha de Sabará, ela falava que a única maternidade da cidade tinha fechado suas portas. O local onde eu, minha irmã, meu pai e a maioria da população sabarense nasceu. Fiquei pensando o que eu como cidadã sabarense poderia fazer para mudar a situação mas no momento não consegui encontrar alternativas.

 

O tempo passou, a Santa Casa de Sabará ganhou uma nova administração, o município um novo prefeito e eu me formei. Depois de me formar uma das primeiras coisas que pensei foi que gostaria de fazer um trabalho voluntário, que possibilitasse o uso da minha profissão para contribuir com o desenvolvimento e bem estar da minha cidade.

Foi assim que nasceu a minha relação com a Santa Casa de Misericórdia de Sabará, fiz um contrato de voluntária e de susto faltando apenas poucos dias, fui convidada para organizar o evento de reinauguração da maternidade da Santa Casa de Sabará. A minha surpresa foi tamanha pois era uma grande responsabilidade em curto prazo, mas também a oportunidade de fazer algo pela população sabarense e pelo local onde eu e muitos vieram ao mundo.

Assim no dia 07 de janeiro comecei a minha empreitada em busca de parcerias, colaboradores, doadores para conseguir todos os equipamentos necessários para a realização do evento, além de enviar os convites para todas as autoridades de Minas Gerais e o mais importante a população de Sabará, além tomar todas as iniciativas necessárias para que a reinauguração acontecesse, trabalhei com empenho para tornar este evento um símbolo na memória da Santa Casa e de todos os sabarenses.

Foi uma experiência muito gratificante, principalmente porque pude descobrir através do meu trabalho que a comunicação também é um meio de ajudar e contribuir para a evolução da sociedade e das conquistas de melhoria na saúde e na história da cidade de Sabará,  já que sem maternidade, quase não eram feitos registros aqui, o que resultavo no risco de ter uma geração que cresceu na cidade mas não tinha registro de sabarense.

O evento realizado no dia onze de janeiro de 2010 foi um sucesso, graças a Deus e a todos que se empenharam na tarefa de apresentar para a população o início de novos tempos na Maternidade da Santa Casa de Misericórdia de Sabará.

Dei início a cerimônia com a ilustre apresentação da Banda Santa Cecília, que emocionou a todos os presentes.

Tivemos a presença das autoridades da cidade e de Minas, onde entre elas estavam o Exmo. Senhor Roberto Verônica presidente do Sindess,  Exmo. Senhor Wander Borges Deputado Estadual, Exmo. Senhor Vitor Penido Deputado Federal , Exmo. Senhor Jorge Periquito Presidente do PRTB, o Exmo. Senhor William Borges Prefeito de Sabará e o Exmo. Senhor Cássio Antônio Ferreira Soares Secretário de Estado de Desenvolvimento Social, além das demais e não menos importantes autoridades, comerciários e população sabarense.

Logo presenciamos uma linda mensagem dirigida pela Provedora da Santa Casa Doutora Karla Matarelli Pereira.

Como em todo evento, imprevistos podem acontecer e com a reinauguração da maternidade não foi diferente, enquanto o Senhor Presidente do PRTB Jorge Periquito fazia seu pronunciamento, eu como Mestre de Cerimônias tive que interrompê-lo para solicitar a presença de uma médica obstreta e uma médica anestesista, pois como presente para brindar a reinauguração da Maternidade uma gestante entrou em trabalho de parto durante o evento. Foi um belo imprevisto!

Além deste inesperado e tão comemorado acontecimento o Senhor Joaquim Ambrósio que é o mais antigo funcionário da Santa Casa, prestou uma homenagem as grávidas que encontraram a Maternidade de Sabará de portas abertas para recebê-las, entregando um presente a Senhora Andréa Ferreira, gestante e aniversariante do dia.

Logo houve o corte simbólico da fita de reinauguração pela Provedora Doutora Karla Matarelli e os componentes da mesa administrativa presentes.

Em seguida exibimos um vídeo que apresentou a nova maternidade, já que não poderíamos abri-la para visitação, sendo um ambiente cirúrgico onde o risco de contaminação é alto e deve-se tomar todas as providências para evitá-lo.

Assim, terminamos felizes a cerimônia de reinauguração da Maternidade da Santa Casa de Misericórdia de Sabará, com o sentimento de dever cumprido e a certeza de que muitas mães sabarenses poderam ter o seus bebês no mesmo local onde nasceram.

É assim que eu vejo a comunicação e a profissão de Relações Públicas, uma ponte para contribuir com o bem estar e desenvolvimento social; não precisamos de grande feitos para isso, podemos ajudar a melhorar algo na nossa rua, no nosso bairro, na nossa cidade e no mundo, porque a comunicação utilizada de forma ética pode derrubar barreiras e contribuir muito com o social.

IMAGENS: ANA PAULA SILVA

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