7 erros na organização de eventos

Por Renata Arruda

Fazer dos erros uma oportunidade de mudança e aprendizado. Esta frase me ajuda a ver o lado bom das coisas.

Ontem participei de um evento em Belo Horizonte, que me fez relembrar muitas coisas que aprendi na faculdade bem no início da graduação e depois na matéria de eventos.
Organizar um evento não é uma tarefa fácil, a equipe deve estar alinhada, além disto, os mínimos detalhes devem ser observados para que tudo aconteça na mais perfeita sintonia.



Foto: Site Ebdicas





Vou citar alguns erros de organização que observei para que não venhamos a cometê-los no futuro e  para que se possa melhorar, aprimorar.

1º - Erro da prestadora de serviço para pagamentos on-line na hora de fazer a inscrição.   

Isto pode acontecer, mas para que a imagem da empresa não saia arranhada é necessário gerenciar a crise, contornar a situação e dar respostas rápidas e retorno satisfatório aos clientes.

2º - O atendimento on-line não funcionou de forma satisfatória: 

Foi necessário fazer contato via fale conosco do site, twitter, e-mail e facebook e a resposta só chegou no dia seguinte via e-mail, me informado que poderíamos realizar a inscrição no dia do evento. Entendo que o fluxo de reclamação pode ter sido grande, mas quando uma empresa está na internet/redes sociais o que se espera dela é um retorno rápido e padronização do atendimento.

3º  - Os benefícios oferecidos para a inscrição pelo Facebook, não seriam mantidos para as inscrições feitas no dia do evento.

Sinceramente se a empresa oferece condições especiais e acontece um erro por parte da prestadora de serviços contratada por ela, o mínimo que se deve fazer é manter estas condições para que o cliente não seja prejudicado. É importante ter um plano B.

4º  - O  horário de almoço foi de apenas 30 minutos.

Na programação o horário de almoço teria 1h20 de duração, logo teve apenas 30 minutos e para piorar o deslocamento ao restaurante mais acessível e próximo demorava cerca de 10 minutos a pé. Quando organizamos um evento, devemos pensar na logística do mesmo, mensurar o tempo de duração das atividades e o deslocamento dos participantes e principalmente tomar muito cuidado para não sair do roteiro e mudar a programação já divulgada.

5º  - A programação do evento foi alterada no dia do mesmo.

A programação, como já diz o nome, existe para que as pessoas se programem, se antecipem, quando a mudamos desorganizamos e prejudicamos as pessoas que se orientaram pelas mesmas. Eu por exemplo me organizei para chegar mais tarde e por conta desta mudança perdi a palestra que mais me chamou a atenção e me converteu a fazer a inscrição para o evento.

6º  - Alguns espaços estavam lotados, tinham pessoas sentadas no chão e muitas em pé.

Um evento com inscrição e pagamento prévio, deve no mínimo ter assentos para todos os inscritos.

7º  - O conteúdo de algumas palestras não foi satisfatório.

Além de todos estes erros, quase inaceitáveis para um evento pago realizado por uma empresa renomada, o conteúdo de algumas palestras foi ruim e sem assertividade. Para evitar este tipo de insatisfação é sugerido que se tenha referência dos palestrantes e também da metodologia de apresentação dos mesmos.
Enfim diante de tudo isso o evento foi enriquecedor para mim, como tudo tem seu lado positivo o evento também teve palestras que superaram as expectativas e me fizeram refletir sobre a vida e ver as coisas de um ponto de vista diferente. Além disto aprendi muito sobre o que não se deve fazer na organização de um evento e da importância de um bom Relações Públicas para a gestão do mesmo.
E você o que acha?
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